Środki trwałe czy wyposażenie firmy? Jak je ewidencjonować i jakie są różnice?

Środki trwałe to m.in. elementy majątku o wartości wyższej niż 10 tys. zł i przeznaczone do użytku na dłużej niż rok. Wyposażenie firmy natomiast to majątek, którego nie uznaje się za środek trwały. Czy jednak wydatek o wartości niższej niż 10 tys. może zostać uznany za środek trwały? A także czy trzeba prowadzić ewidencję wyposażenia? Przyjrzyjmy się obu definicjom.

Środki trwałe – co do nich zaliczamy?

Środek trwały wg ustawy o podatku dochodowym

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje jasno środka trwałego. W artykule 22a wskazane są natomiast składniki majątku, które można uznać za środki trwałe podlegające amortyzacji, jeśli zostaną spełnione określone warunki:

„Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
• inne przedmioty

 – o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi”.

Środek trwały wg ustawy o rachunkowości

W artykule 3 pkt. 15 Ustawy o rachunkowości przeczytamy, że przez środki stałe rozumie się: „rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki”. Zalicza się do nich przede wszystkim:

• nieruchomości,
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy.

Kiedy zakup może być uznany za środek trwały?

Zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby składnik majątku mógł zostać uznany za środek trwały, musi być jednocześnie:

• własnością lub współwłasnością podatnika,
• nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
• kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• przeznaczony do użytku na dłużej niż rok (przewidywany okres używania danego składnika majątku musi być dłuższy niż 12 miesięcy),
• wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Aby uznać dany składnik majątku jako środek trwały w rozumieniu powyższej definicji, jego wartość powinna przekraczać 10 tys. zł. Dotyczy to czynnych podatników VAT. A co, jeśli środek trwały ma wartość niższą niż 10 tys. zł?

Środki trwałe o wartości mniejszej niż 10 tys. zł

Składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł, można nie wprowadzać do ewidencji środków trwałych. Nie trzeba więc dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Wydatki poniesione na nabycie danej rzeczy, można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym środek został oddany do użytkowania.

Jeśli jednak chcesz, za środek trwały możesz uznać majątek o wartości niższej niż 10 tys. zł. Wówczas będziemy mówić o środku trwałym niskocennym.

Wyposażenie firmy – co warto o nim wiedzieć?

Wyposażeniem firmy są rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, ale niezaliczane do środków trwałych (zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym).

Warto wiedzieć! Niezaliczanie składników majątku do środków trwałych może być następstwem tego, że dany składnik będzie wykorzystywany w firmie krócej niż rok (czyli nie spełni jednego z warunków uznawania zakupów za środki trwałe).

Czy trzeba prowadzić ewidencję wyposażenia firmy? Od 1 stycznia 2020 roku nie ma takiego obowiązku. Wydatki, które nie będą środkami trwałymi, należy księgować bezpośrednio w kosztach podatkowych, bez konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji. Wydatki, które ponosisz na zakup wyposażenia, możesz uznać jako koszt uzyskania przychodu z datą wystawienia faktury.